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Guarda dos documentos trabalhistas: saiba por quanto tempo a empresa deve mantê-los em seus arquivos.

Guarda dos documentos trabalhistas: saiba por quanto tempo a empresa deve mantê-los em seus arquivos.

Escrito por MANUELE SANTANA

O arquivamento correto dos documentos é fundamental para garantir a segurança fiscal, trabalhista e financeira de uma empresa. No entanto, muitas empresas, ficam em dúvida sobre por quanto tempo devem manter esses documentos em seus arquivos. Neste artigo, vamos abordar os prazos de guarda pela legislação, para que você possa se manter em conformidade com as normas vigentes.

Recrutamento e seleção, bem como documentos de admissão devem ser admitidos por um período mínimo de 5 anos, conforme previsto no artigo 7º, inciso XXIX da Constituição Federal e no artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Esse prazo está diretamente relacionado ao prazo geral de prescrição trabalhista.

As folhas de pagamento e os cartões ponto também deve ser salvos por 5 anos, de acordo com a mesma previsão legal mencionada anteriormente. Esses documentos são importantes para verificar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Os atestados médicos entregues pelos empregados ao setor de Recursos Humanos (RH) também devem ser sofridos por um período mínimo de 5 anos, conforme autoridade legal. Esses documentos são relevantes para atestar a condição de saúde dos trabalhadores durante o vínculo empregatício.

Já os atestados de Saúde Ocupacional, como o admissional, periódico e de troca de função, devem ser guardados por, no mínimo, 20 anos após o desligamento do trabalhador. Essa regra está prevista no item 7.6.1.1 da Norma Regulamentadora 7 (NR 7). Além disso, os programas ocupacionais, como o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), PRRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho) e PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos), também deve ser saudades por 20 anos após o desligamento do trabalhador.

Outro documento de extrema importância é o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), que deve ser guardado por no mínimo 20 anos após o desligamento do trabalhador. Esse documento contém informações relevantes sobre as atividades desenvolvidas pelo empregado e é utilizado para verificar condições especiais de trabalho, como aqueles que conferem direito à aposentadoria especial.

No caso de rescisões contratuais, como o aviso prévio, pedido de demissão e Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT), os documentos devem ser guardados por 2 anos, de acordo com o artigo 7º, inciso XXIX da Constituição Federal, que estabelece o prazo de prescrição bienal.

O recibo de entrega da Comunicação de Dispensa (CD), utilizado para pedidos do Seguro-Desemprego, deve ser mantido por 5 anos, conforme previsto no artigo 5° da Resolução CODEFAT n°393/2004.

Os documentos relacionados ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), como extratos e guias GRRF, devem ser guardados por 5 anos, de acordo com a previsão legal contida no artigo 7º, inciso XXIX da Constituição Federal, em conjunto com o Tema nº 608 do Supremo Tribunal Federal (STF).

Em relação a reclamações trabalhistas, é necessário guardar os documentos por 2 anos após o trâmite em julgado da decisão, conforme estabelecido no artigo 975 do Código de Processo Civil (CPC).

O Formulário CAGED deve ser mantido por 10 anos, conforme a Portaria MTb 2.115/1999, artigo 1º, § 2º. Já as Informações a Relação Anual de Sociais (RAIS) devem ser guardadas pelo mesmo período, de acordo com o Decreto-Lei 2.052/1983, nos artigos 3º e 10.

É importante lembrar que, no caso de trabalhador menor de 18 anos, não há prazo prescricional enquanto não completarem a maioridade. Essa peculiaridade deve ser observada ao definir o tempo de guarda dos documentos relacionados a esses colaboradores.

Portanto, para evitar problemas legais e garantir a organização e segurança das informações trabalhistas, é essencial que as empresas estejam cientes dos prazos de proteção pela legislação e mantenham seus arquivos de forma adequada. Além disso, é recomendável consultar um profissional especializado em direito trabalhista para esclarecer dúvidas e garantir a conformidade com as normas vigentes.

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